什么是文员

其实所谓的文员也就是文职人员，即主管经理之助理之类的。但是在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作。总之都比较繁琐的事。另外，有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体的要求：就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同，当然少数公司可能也不需要电脑的），一些大的公司对语言也有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质（工作态度、思想品德、工作能力等）。

文员分类

工行文员分两类：第一类，文员即普通意义的文员；第二类，“文员”即非普通意义的文员。

主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员、销售文员

行政文员主要负责办公室日常事务。

人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。

文案文员主要负现起草文件合同等文件。

档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。

销售文员主要负责协助销售合同及其他营销文件资料的管理、归类、整理、建档和保管工作。

办公室文员的工作内容

传达事务

1、接待来访：来访者不同，事有大小，文员要区别对待。对应该会见的人，应直接转达对方的意图，并引其进入会客室或告知各部门接洽人，不论对方要求见面还是预约。对不宜会见的人，在请示相关人员后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由，拒绝对方或是将个人意见报经理后接受答复。

2、接听电话：接听电话时一定要先声明“这里是××公司”，然后记下对方的姓名、工作单位等，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说总经理是否在。

3、转达：需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并准确、迅速地转达。

4、文件的收发及分送：收到的邮件或送来的文件首先要区别是直接呈送办公室主任的，还是需文员再进行处置和整理的，或者是私用文书（这些区分的范围需事先请示主任）。需主任办理的要直接送主任，主任不在时如果有于之人直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知。

日常运转工作

1、日程的设计及其安排：对所确定的应由主任处理的事项如会见、出席会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助主任制定出日程表。日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。

2、准备及安排：有些工作需要特别的准备和安排，这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备。

用品的整理

文员应将主任工作中所需要的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。

1、在办公室内：平常经常使用的办公物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量，为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种和一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期。

2、主任外出时：主任外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应该注意事先做好准备好一定数量，需要收入提包内的物品也要做同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过主任后制做一张明细表事先贴好以防遗漏。

3、文件、资料的准备：首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明白。要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并准备齐全，然后画一张文件明细表以方便使用。

文件整理业务

1、为使主任处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，需要对文件进行整理。整理工作首先要根据主任的意见将文件分类，并放入固定的装具和内容器内，使用中还要经常整理，做到很容易查到文件。

2、整理工作的关键是分类项目的确定和保管及整理文件用品的选择与整理、借阅手续的完善。

3、业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件，此外还有机密类的文件。根据应用情况还可以分为每日必用、常用和不常用的三种。

4、经过整理后，对文件进行装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名称。应在听取合租人意见后再制作一张文件分类的明细表，将表贴在保管场所或保管人的桌子上以便于参照。

整理清扫工作

1、清理桌面：台历每天调整日期，桌子要擦抹干净，常用品要准备好，并按要求备齐数量，将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污染的物品要清扫更换。

2、室内的物品要放在固定的地方。

代行业务

1、参加庆典、丧礼等仪式留心服装和服饰品及行为以表达得体，同时还要十分讲究寒暄、应酬的用语。

2、转达主任意见或命令：表达主任意见要完整、准确，注意简洁迅速。有时根据情况还要将对方的答复向主任汇报。

会计实务

该项事务是指由经理直接使用的几种账目的管理，包括各项物品的购入及发放、次产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账目记录及管理。

1、关于次产状态及收支情况要制作明细表，至少一个月要制作一张月报表。在特殊情况下，要随时根据经理及副经理发要求拿出报表。

2、处理资产状况还应注意以下几点：

（1）支持及收入可以根据原始凭证将其发生额记下现金出纳账中。现金出纳账中与先进余额的数额应保持一致。票据上要有经手人和秘书的印章以明确责任。将这些收据汇总后让经理过目。

（2）日常的现金支出应限定一定的数量，若有特殊项目，应申请特别支出的资金或开出支票。

（3）开具支票需有收据或其他凭证，并在支票上记下用途，由经理盖章。

（4）资产分为土地、建筑物、有价证券备用品及各种家具杂物的押金等。应设立各种资产的台账及有价证券薄，详细记录各种资产的内容、单价、数量及现有额及出入额等。

（5）银行存款及邮政储蓄要设存款底帐，接受款项者应按名称分别立帐并明示账额。

3、各种物品的购入和发放应注意有无使用申请、手续是否齐全，并及时入帐，以免遗忘和推迟记账。

协助调查

公司的调查通常分为任命调查和一般性调查两类。公司在开展各种调查调查时办公室秘书需做好协助工作。

1、进行调查工作时，秘书应选择合适的专家、顾问进行委托或将他们列为调查委员，并与之保持联系，需要时提出调查课题请他们完成。

2、有些专家事项的调查，秘书也可以亲自听取专家和当事人的意见，或在调查各方面情况后，将意见和调查情况汇总后报告给经理。

文书工作

文书工作有包括写作信涵、起草文件，以及卷清和印刷文件三个方面。

1、信涵的完成：对经理会经常使用的信件种类可事先汇集为“标准通信范围例”，需要时选择一种，略加增删便可使用，较为方便。

2、文件的卷清及印刷：主要包括将草案以笔记形式卷清、用打字机打印、直接打印以及辑录图书杂志上的有关内容等工作。

联系业务

联系工作就是要向经理或副经理转达某项事情并向对方转告经理或副经理的意图，听取对方的答复，并将答复再反馈给经理。

招待事务

招待是指在经理外出、返回或有客人来访时的礼仪性款待，多指派事务员或勤杂工来完成。款待包括向导、收存携带物品、奉送茶点、迎来送往等。

1、为经理服务

（1）经理外出时应准备好车辆。

（2）回到公司时，要接过脱下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并随时用刷子清洁衣物。

（3）从外面回到办公室的时候，夏天要递上湿毛巾、冰水、咖啡或苏打水，冬天要递上热毛巾或咖啡。

（4）要视空气情况调好空调。

2、为客人服务：秘书还须对客人进行服务，比如出入公司时参照对经理的服务进行接待。若需要来访者等候时，应递上报纸或画报等。

文员工资一般多少

文员在单位里的工作内容还是很多的，但也被视为是一些基础的工作，比如收发邮件、接待、文书、印信以及档案等方面都由文员来做。虽然文员从事的工作内容比较多，但因没有太多的技术含量，所以在单位里来说资相并不是很高。

一般来说，文员的工资多少与所在的地区整体消费水平有关。比如一线大城市里的文员可以拿到四千及以上的工资，而小一些城市可能只有两千多块钱。工作的地区消费高自然工资也会高一些，消费低的地区，文员工资了不会太高。

以在深圳工作为例吧，行政文员能获得四千多的工资；人事文员在3800左右的工资；会计文员更高一些能拿到4千以上；还有生产文员可能只有3600元左右。如今快递的发展迅速，所以还有跟单文员，能获得每年4千元的工资。

不论是在哪个城市里工作，也不论是哪一种文员的类别，工资的多少与个人能力有很大的关系。虽然文员的技术含量看起来并不高，但那些工作时间久，工作经验丰富的文员同样可以获得较高的工资。关键的一点是，一定要坚持自己的工作，善于总结自己的工作经验，想要获得高薪就要在工作中努力。